Proibir reuniões aumenta a produtividade da empresa?:jackpot carnival paga mesmo

jackpot carnival paga mesmo Victor Potrel não havia comparecido a uma reunião há anos.

Em 2019, quando ele assumiu um cargo executivo na companhiajackpot carnival paga mesmomídia digital TheSoul Publishing,jackpot carnival paga mesmotrabalho remotojackpot carnival paga mesmoLondres, não havia longos programasjackpot carnival paga mesmoiniciação.

Todas as informaçõesjackpot carnival paga mesmoque ele precisava estavam disponíveisjackpot carnival paga mesmovídeo sob demanda. Ele também não precisava reservar espaçosjackpot carnival paga mesmouma hora na agenda para fazer contato com seu chefe. Ele usava canais digitais e ferramentasjackpot carnival paga mesmosoftware para se atualizar com as várias equipes sobre os projetosjackpot carnival paga mesmoandamento.

Até hoje, não existem reuniões programadas na empresa onde Potrel trabalha. Os funcionários podem agendar uma ligação direta com pelo menos 24 horasjackpot carnival paga mesmoantecedência, mas somentejackpot carnival paga mesmocircunstâncias excepcionais.

"Precisa haver um objetivo muito específico e não um brainstorm geral que você pode fazer com outras ferramentas", explica Potrel. "Na maioria das vezes, o trabalho preparatório para uma chamada faz você compreender que você não precisa dela."

Para Potrel, a rígida política sem reuniões foi liberadora. "Ela melhorou o meu trabalho", segundo ele. "Parece que você consegue organizar o seu próprio tempo,jackpot carnival paga mesmovezjackpot carnival paga mesmoter outros organizando para você. Para as pessoas criativas, isso significa que você pode se concentrar nas suas próprias capacidades, onde você agrega valor — e não discutir assuntosjackpot carnival paga mesmoreuniões."

Ao contráriojackpot carnival paga mesmoPotrel, muitos trabalhadores passam grande parte do seu diajackpot carnival paga mesmosalasjackpot carnival paga mesmoreuniões e chamadas virtuais. Muito desse tempo é desperdiçado. Antes da pandemia, uma pesquisa com 1.945 trabalhadores feita pela empresajackpot carnival paga mesmoconsultoria Korn Ferry concluiu que 67% dos participantes sentiam que reuniõesjackpot carnival paga mesmoexcesso prejudicavam a eficácia do seu trabalho, enquanto 34% desperdiçavam até 5 horas por diajackpot carnival paga mesmoreuniões sem sentido.

Essa culturajackpot carnival paga mesmoreuniões sobe até o topo das organizações e, ironicamente, também prejudica seus promotores: a pesquisa mostrou que as reuniões impedem a maior parte dos gerentesjackpot carnival paga mesmoconcluir seu trabalho, com executivos passando,jackpot carnival paga mesmomédia, cercajackpot carnival paga mesmo23 horas por semanajackpot carnival paga mesmoreuniões.

O trabalho remoto apenas amplificou o problema do excessojackpot carnival paga mesmoreuniões, com as conversas casuais ao lado das mesas sendo substituídas por chamadasjackpot carnival paga mesmomeia hora,jackpot carnival paga mesmomédia, na plataforma Zoom.

Uma análise dos convites para reuniõesjackpot carnival paga mesmofuncionáriosjackpot carnival paga mesmo21,5 mil companhias globais, conduzida pela Harvard Business School, nos Estados Unidos, concluiu que, embora as reuniões fossem,jackpot carnival paga mesmomédia, 12 minutos mais curtas que antes da pandemia, as pessoas estavam comparecendo a 13% mais reuniões do que antes e a médiajackpot carnival paga mesmoconvidados aumentoujackpot carnival paga mesmo14%.

Mais reuniões, para mais funcionários, significam diasjackpot carnival paga mesmotrabalho mais fragmentados — o que prejudica a produtividade. Surge a fadiga do Zoom e o riscojackpot carnival paga mesmoburnout aumenta.

As empresas estão observando a situação e cada vez mais companhias instituem os dias sem reuniões. Mas essa política realmente protege os trabalhadores? Ou, na prática, ela pode gerar consequências indesejadas — mais confusão, e-mails, conversas laterais — e criar ainda mais trabalho?

Como surgiram as reuniões

Os seres humanos são seres sociais por natureza. O nosso instintojackpot carnival paga mesmonos reunirmos para criar estratégias e compartilhar ideias é anterior à civilização moderna, que dirá à cultura organizacional.

"Nós nos reunimos desde a era das cavernas", explica Steven Rogelberg, diretorjackpot carnival paga mesmoCiência das Organizações da Universidade da Carolina do Nortejackpot carnival paga mesmoCharlotte, nos Estados Unidos. "As reuniões são uma manifestação das tendências humanas."

Com o surgimento dos trabalhadores do conhecimento — aqueles que usam principalmente seus conhecimentos, informações e inteligência para desenvolver seus trabalhos —jackpot carnival paga mesmomeados do século 20, as empresas mudaram gradualmente da liderança com basejackpot carnival paga mesmocomando e controle para a colaboração.

Ao longo do tempo, as organizações se tornaram mais horizontais e menos hierárquicas. À medida que floresciam as startups, a noçãojackpot carnival paga mesmocoletivo também crescia. As reuniões se tornaram o melhor processo para permitir o surgimentojackpot carnival paga mesmoideias, inspirando a inovação.

"Nós evoluímos até reconhecer que as equipes podem chegar mais longe com o processojackpot carnival paga mesmointeração com os demais, ouvindo o que os funcionários têm a dizer e criando oportunidadesjackpot carnival paga mesmosinergia", afirma Rogelberg. "Por isso, embora a atividadejackpot carnival paga mesmoreunião seja parte da natureza humana, ela é também uma evolução da forma como realmente dirigimos e interagimos com as pessoas."

Quando a tecnologiajackpot carnival paga mesmovideoconferência se tornou mais sofisticada ao longo dos anos 2010, as reuniões deixaramjackpot carnival paga mesmoser restritas ao tamanho da sala ou ao horáriojackpot carnival paga mesmotrabalho. Mas estar permanentemente disponível traz consequências.

"As pessoas são inundadasjackpot carnival paga mesmopedidosjackpot carnival paga mesmoreunião", acrescenta Rogelberg. "Ficou muito fácil invadir os cronogramas das pessoas. Elas não pensam — simplesmente clicamjackpot carnival paga mesmo'sim' para o convite."

Embora as reuniões possam fazer com que as equipes pensemjackpot carnival paga mesmoconjunto, alinhem seus pensamentos e tomem decisões, as reuniões funcionam melhor quando são poucas e espaçadas entre si. Sem objetivos claros, as reuniões perdem o foco. Muitas vezes, elas ficam inchadas: o que deveria ser uma rápida conversa individual torna-se uma chamadajackpot carnival paga mesmouma hora convocando equipes inteiras.

"Ainda enfrentamos problemas com as reuniões e temos um longo caminho a percorrer", segundo Rogelberg. "Existem muitas questões: a escassezjackpot carnival paga mesmotreinamento significativo, faltajackpot carnival paga mesmofeedback sobrejackpot carnival paga mesmoformajackpot carnival paga mesmocondução e pouco oferecimentojackpot carnival paga mesmooportunidades pelos líderes para garantir que todos colaborem."

Os efeitosjackpot carnival paga mesmocadeia das reuniões improdutivas refletemjackpot carnival paga mesmotodo o diajackpot carnival paga mesmotrabalho, alémjackpot carnival paga mesmoocuparem o tempo dos funcionários. A síndrome da recuperaçãojackpot carnival paga mesmoreuniões, durante a qual os funcionários ficam ruminando após as reuniões, pode prejudicar a produtividade.

Mudanças constantesjackpot carnival paga mesmocontexto têm um custo: elas são uma formajackpot carnival paga mesmomultitarefas, que o nosso cérebro não foi construído para desempenhar. "Cada vez que você mudajackpot carnival paga mesmoatençãojackpot carnival paga mesmoum assunto para outro, há um custo a pagarjackpot carnival paga mesmotermosjackpot carnival paga mesmotempo e energia", segundo explica Sahar Yousef, neurocientista cognitiva da Universidade da Califórniajackpot carnival paga mesmoBerkeley, nos Estados Unidos.

Ferramentas novas e melhores?

Por isso, é fácil imaginar que algumas companhias tenham proibido as reuniões, seja permanentemente oujackpot carnival paga mesmodias específicos da semana.

Muitas startups da área técnica, que frequentemente empregam trabalhadores remotosjackpot carnival paga mesmodiferentes fusos horários, como a TheSoul Publishing, priorizam comunicações assíncronas (como e-mail e outros serviçosjackpot carnival paga mesmomensagens)jackpot carnival paga mesmosubstituição às chamadas ao vivo. Mas, desde o início da pandemia, entre o trabalho híbrido e preocupações relativas à sobrecarga do Zoom, chefesjackpot carnival paga mesmooutros setores também estão repensando seus hábitosjackpot carnival paga mesmoreunião.

A startup Asana, com sede nos Estados Unidos, que fornece ferramentasjackpot carnival paga mesmogestão do trabalho para empresas, proibiu reuniõesjackpot carnival paga mesmotoda a companhia às quartas-feiras. Suas pesquisas globais demonstraram que as reuniões desnecessárias aumentaramjackpot carnival paga mesmouma hora por semana,jackpot carnival paga mesmomédia, desde a pandemia.

Sua própria proibição é "um compromisso com o foco e o fluxo", segundo Anne Raimondi, chefejackpot carnival paga mesmooperações e negócios da Asana. "Desde os designers, passando pelos programadores, até os funcionários que atendem clientes — todos têm tarefas que somente pode ser realizadasjackpot carnival paga mesmoblocosjackpot carnival paga mesmotempo sem interrupções."

A proibição das reuniões uma vez por semana não apenas oferece mais tempo para que os funcionários da Asana concentrem-se no seu trabalho, segundo Raimondi, mas também possibilita estruturasjackpot carnival paga mesmoreunião mais robustas durante os diasjackpot carnival paga mesmotrabalho restantes. "O dia sem reuniões no meio da semana é útil para o fluxojackpot carnival paga mesmotrabalho — todos sabem que têm tempo para trabalhar com profundidadejackpot carnival paga mesmoalgo relativo à estratégia ou planejamento. Tenho então a oportunidadejackpot carnival paga mesmoelaborar boas agendas para quando nos reunirmos."

A TheSoul Publishing foi ainda mais longe ao proibir a realizaçãojackpot carnival paga mesmoreuniões. Os e-mails internos também foram proibidos, o que significa que seus roteiristas, animadores e editores podem concentrar-se quase exclusivamente no trabalho criativo. Em vezjackpot carnival paga mesmochamadas diretas, incentiva-se o usojackpot carnival paga mesmocomunicação escritajackpot carnival paga mesmoprogramas como o Slack. Mas as reuniões não são substituídas por uma avalanchejackpot carnival paga mesmomensagens diretas.

"Nós usamos plataformas otimizadas para comunicação assíncrona", explica Potrel. "Isso significa que as informações são transparentes, concisas e disponíveis para todos — a qualquer momento ejackpot carnival paga mesmoqualquer lugar. Os negócios evoluíram e as reuniões não são uma ferramenta moderna. Temos hoje instrumentos melhores para gerenciar e organizar as informações."

Mesmo as sessõesjackpot carnival paga mesmobrainstorm da companhia não acontecem pessoalmente. As ideias são apresentadas por escrito para análise das equipesjackpot carnival paga mesmoprodução. Mas Potrel não acredita que isso signifique que os funcionários não tenham mais conexões humanas.

"Quando as pessoas se concentram na tarefa que têmjackpot carnival paga mesmomãos, elas formam relações profissionais", segundo ele. "Elas interagem com as demais rumo ao mesmo objetivo. Elas podem compartilhar interesses nos canaisjackpot carnival paga mesmoSlack e encontrar-se fora do trabalho. Você não precisajackpot carnival paga mesmomomentosjackpot carnival paga mesmosocializaçãojackpot carnival paga mesmoreuniões para que as pessoas se sintam conectadas."

Iniciativas bem intencionadas?

A retirada das reuniões das agendas pode parecer um ganhojackpot carnival paga mesmoprodutividade para todos. Asana e a TheSoul Publishing estabeleceram proibiçõesjackpot carnival paga mesmoreuniões logo após ajackpot carnival paga mesmofundação; suas políticas são profundamente enraizadas najackpot carnival paga mesmocultura corporativa.

Mas a proibiçãojackpot carnival paga mesmoreuniõesjackpot carnival paga mesmocompanhias jájackpot carnival paga mesmofasejackpot carnival paga mesmocrescimento é uma tarefa muito mais difícil. Raimondi conta que estevejackpot carnival paga mesmoorganizações que tentaram criar normasjackpot carnival paga mesmoreuniões e estabelecer proibições, mas seu impacto foi limitado. "Você tenta evitar um dia cheiojackpot carnival paga mesmoligações, mas mesmo assim acaba tendo até três quartos do dia ocupados."

Uma dificuldade comum é o fatojackpot carnival paga mesmoque chamadas improdutivas no Zoom são simplesmente transferidas para o dia anterior ou seguinte ao dia sem reuniões. E, pior, gerentes com horários estendidos às vezes ignoram as políticas da companhia.

Eles veem uma lacuna na agenda dos funcionáriosjackpot carnival paga mesmoum dia sem reuniões e programam uma ligaçãojackpot carnival paga mesmouma hora. Nesse momento, os funcionários imaginam que a reunião deve ser importante e se sentem obrigados a atender — e uma iniciativa bem intencionada acaba sendo contraproducente. "As pessoas que criam as políticas não necessariamente as obedecem", segundo Rogelberg.

Pode haver também outras consequências indesejadas. As reuniões podem ser uma forma surpreendentemente eficientejackpot carnival paga mesmotrocar informações. Sem alternativas definidas, uma rápida questão durante uma reuniãojackpot carnival paga mesmoatualização pela manhã pode ser substituída por uma troca contínuajackpot carnival paga mesmoe-mails — e um diajackpot carnival paga mesmotrabalho é gasto cuidandojackpot carnival paga mesmouma caixajackpot carnival paga mesmoentrada sem fim.

E, embora Potrel afirme que não perde a conexão sem reuniões, alguns especialistas defendem que as reuniões nos fornecem benefícios necessáriosjackpot carnival paga mesmocolaboração.

"Acho que as reuniões presenciais podem realmente ser eficazes", afirma Eleanor O'Mahony, da plataformajackpot carnival paga mesmocomunicação com funcionários Workvivo, com sede na Irlanda. "É muito mais fácil fazer sessõesjackpot carnival paga mesmobrainstorm sem mudançasjackpot carnival paga mesmocenário. Já as reuniões funcionais podem ser virtuais. É tudo questãojackpot carnival paga mesmouso do meio certo no momento certo."

A tendênciajackpot carnival paga mesmoeliminação das reuniões é razoavelmente nova. Existem poucos dados concretos para defender se ela funciona e quais são as perdas incorridas.

É por isso que a maior parte das discussões a respeito aborda episódios isolados. Mas, aparentemente, sem abandonar as questões pré-existentes, a proibição total das reuniões simplesmente transporta o problema para outro lugar.

Rogelberg defendejackpot carnival paga mesmoreforma e não a exclusão. Para ele, "o objetivo não é eliminar as reuniões; é eliminar as más reuniões".

Ele sugere agrupar as chamadas,jackpot carnival paga mesmoforma que os funcionários tenham blocosjackpot carnival paga mesmotempo definidos para que o trabalho flua. "Reduzir o tamanho e a duração das reuniões, você pode devolver o tempo aos trabalhadores. Você precisa realizar as tarefas difíceis — alterar as reuniões e seu ecossistema para que elas sejam mais eficazes. Simplesmente proibi-lasjackpot carnival paga mesmouma tarde não é suficiente", afirma Rogelberg.

Leia a versão original desta reportagem (em inglês) no site BBC Worklife.

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